EDI 101

¿Qué tan familiarizado está con el acrónimo EDI? Significa "intercambio electrónico de datos". ¿Sabes cómo se puede aplicar a tu negocio? Pongámoslo de esta manera, si está ganando dinero haciendo negocios, necesita comunicarse con otras personas o empresas en este mundo (a menos que esté trabajando en un silo completo). Por lo tanto, seguramente está creando o intercambiando algunos tipos de documentos comerciales. Por ejemplo, recibe órdenes de compra de sus clientes y devuelve las facturas que crea y les envía para que le paguen por los servicios o productos que suministra. Todos los documentos que crea e intercambia usando Excel, Word, PDF, correo electrónico, o cualquier otro método se puede recrear usando EDI.

Ahora, usted pregunta, ¿cómo se puede aplicar y cuáles son los beneficios? Trabajando en Meade Willis, una empresa de software de cadena de suministro y EDI que fue una de las primeras en adoptar EDI, muchas personas, desde organizaciones pequeñas hasta empresas, nos han hecho la misma pregunta. Ya sea que recién esté comenzando su viaje para digitalizar algunos procesos clave o provenga de una mega corporación, no dude en hacer preguntas. Es sorprendente que a pesar de que EDI fue adoptado por primera vez por las empresas a fines de la década de 1960, algunas empresas todavía no tienen idea de lo que EDI trae a la mesa. Un dato divertido aquí, recientemente visité una empresa multimillonaria en Bolivia para discutir cómo pueden adoptar y beneficiarse de las prácticas EDI dentro de su cadena de suministro. Estaban muy orgullosos de estar entre las primeras empresas de su país en automatizar esta parte de su negocio de rápido crecimiento.

Ahora para responder a la pregunta sobre cómo se aplica EDI a su empresa. Hay varios escenarios a considerar. Concentrémonos en dos principales, pequeñas y grandes empresas. El primer escenario se relaciona con las pequeñas empresas que deben cumplir con las demandas de sus grandes clientes. Por ejemplo, John, un pequeño agricultor que vende sus deliciosas fresas en el Walmart local, está obligado a enviar varios juegos de documentos en formato electrónico para hacer negocios con ellos. Como puede imaginar, debido al volumen de información en la cadena de suministro de Walmart, ningún empleado de Walmart atenderá una llamada telefónica de John y notará que enviará 3 cajas de fresas en algún momento de la próxima semana. Para nada, para cumplir, John va al portal web de Meade Willis y crea allí todos los documentos necesarios en formularios en línea fáciles de usar. Todo lo que debe enviarse o recibirse de Walmart se realiza a través del sitio web de Meade Willis.

El segundo escenario se aplica a las empresas más grandes. Cuando es una empresa más grande, puede tener un sistema de TI o múltiples sistemas en funcionamiento. Los sistemas como un ERP (SAP, Epicor) o un sistema de contabilidad (Quickbooks) brindan opciones para enviar o recibir cualquier documento directamente desde o hacia sus socios comerciales expertos en tecnología de manera automatizada. Puede hacerlo todo llamando a Meade Willis para evaluar sus necesidades e implementar la magia de generar y mostrar documentos en cualquier formato que utilice su sistema nativo. También puede tener muchas más opciones solicitando que se apliquen varias reglas comerciales al flujo de trabajo de su empresa, como: configurar notificaciones de error, que todos los documentos se muestren en un formato determinado, etc. Meade Willis también proporciona un portal web XRP EDI donde puede puede ver todos los análisis comerciales, los estados de sus documentos dentro del flujo de trabajo y generar informes, así como jugar con gráficos específicos (Business Intelligence) y crear documentos manualmente.

Ahora, puedo hablar sobre los beneficios de EDI todo el día y la noche, pero lo más importante que debe recordar es que le ahorra tiempo y dinero. ¿Qué otra cosa puede ser más importante que eso? Es lógico que si automatiza sus procesos manuales que consumen mucho tiempo y confía en la tecnología, ahorrará un tiempo precioso a sus empleados y les permitirá concentrarse en su negocio principal. Dado que el tiempo es dinero, piense en él como cada hora que le paga a su personal para crear documentos manuales propensos a errores y luego trabajar en todos los problemas que surgen de eso (resolución de disputas, etc.). EDI puede parecer bastante complejo, técnico y, seamos sinceros, seco para algunos. Dado que en la mayoría de los casos, la decisión de cambiar a EDI la toman principalmente personas no tan técnicas, nosotros, en Meade Willis, nos aseguramos de hablar su idioma. Y para aquellos de ustedes que estén interesados ??en más casos comerciales de EDI, escribiré un artículo de seguimiento sobre algunos de los mejores de la historia de Meade Willis.

-OV